こんにちは
島村竜一です。
ここのところRPAの開発やら講師の案件を手がけています。
さまざまなところからRPAの相談がきています。
今回はRPAの自治体の導入について記事にまとめてみました。
中小企業に限らず自治体も今人手不足の真っ最中です。
さらにこれからますます働く職員が減ってくる中で職員一人一人がさらに高い生産性を求められてきています。
引用-自治体におけるRPA導入ガイドブックhttps://www.soumu.go.jp/main_content/000890388.pdf
そんなか自治体が現状どうやってRPAを活用しているかについても
総務省が一般公開している自治体におけるRPA導入ガイドブックを元に記事しました。
目次
自治体のRPAの導入状態
RPA導入ガイドブック
https://www.soumu.go.jp/main_content/000890388.pdf
RPA導入ガイドブックによれば、RPAの導入により自治体は労働力不足を補ったり、業務効率化を図ったりすることが可能です。
そのため、多くの自治体がRPAの導入を検討しているとのことです。
引用-RPA導入ガイドブックhttps://www.soumu.go.jp/main_content/000890388.pdf
多くの都道府県、指定都市でRPAの導入が進んでいっているのがこのグラフから分かります。
しかし、一方で導入に至っていない自治体も多く存在します。
その主な理由として、
導入初期コストや維持管理費の負担、
RPAの操作方法についての教育や研修が必要なこと
などが挙げられます。
これらの課題を解決することが、自治体がRPAを導入する上での重要なステップとなります。
また、RPA導入が進む中で、その活用範囲も広がっています。
一部の自治体では、業務効率化だけでなく、市民サービスの向上を目指し、より複雑な業務にRPAを活用しています。
例えば、ふるさと納税の寄付情報を集約・分析するためや、観光情報の収集・分析に活用するなど、RPA技術を通じて新たな自治体サービスの創出を目指しています。
これらの事例を見ると、RPAは単なる業務効率化のツールでなく、自治体が提供するサービスの質を向上させ、また新たなサービスを生み出すための重要な手段となり得ることがわかります。この点が、これからのRPA導入における大きな可能性と言えますね。
費用を抑えてRPAを導入する方法
ここのところよく言われているのがまず、自社でもしくは自分たちで運用できるRPAツールを選ぶことが大切ということがしきりにあちこちで叫ばれています。
RPAで有名なソフトであるUiPathでは自分たちで作る人達のことを市民開発者と呼んだりしています。
市民開発者についてはくわしくはUipathの公式ページをご覧ください。
https://www.uipath.com/ja/rpa/what-is-citizen-development
専門的な知識を必要とせず、一般の社員でも操作できるツールを選べば、外部の専門家に依存することなく導入・運用することが可能となります。
これにより、コンサルティング料や研修費用を削減することができます。
一昔前に比べて非常に楽にRPAは操作ができるようになってきました。
本当に学習コストが安くなりました。
次に、RPAの導入範囲を明確に定義しましょう。
全ての業務にRPAを導入しようとすると、その対応範囲が広がりすぎてしまい、コストが高くなってしまう可能性があります。
そのため、まずは手間のかかる単純作業から自動化することを考え、段階的に導入範囲を広げていくと良いでしょう。
３つ目のポイントとしてRPAのライセンスとRPAの知識を共有するということです。
RPAツールのライセンス費用を抑えるためには、必要なライセンス数を最小限に抑えることが重要です。
引用-RPA導入ガイドブックhttps://www.soumu.go.jp/main_content/000890388.pdf
「自治体におけるRPA導入ガイドブック」でも書かれていますが場合によっては複数の団体によるライセンスの共有もお勧めです。
Aのグループで月曜日の午後にしか
もしかしたらRPAが使われていないかもしれません。
それってもったいないですよね。
月曜日の午後にしか使っていないなら空いている時間帯に別の団体が使ってもいいのです。
実際にすでに表1-1 共同利用の導入事例であるようにすでにライセンスを複数の都道府県、市町村で共有している事例があります。ライセンスを有効活用するのはとてもいいアイディアですよね。
それでも「1.2 自治体におけるRPAの導入状況」に示したように、多くの自治体で業務担当課による内製化が行われています。
引用-RPA導入ガイドブックhttps://www.soumu.go.jp/main_content/000890388.pdf
導入済の自治体では、外部委託により作成したシナリオを手本にして他業務のシナリオを内製化したり、
事業者の指導を受けながらシナリオを完成させたりといった、初期のハードルを下げる工夫が功を奏した例がありました。
一から自分たちで作るのが大変という場合にも他の団体で共同で運用することでより多くのノウハウが手に入っていきます。
事例紹介１：ふるさと納税寄附情報の集約
ふるさと納税とは、寄附金税制とも呼ばれ、自分が生活している自治体以外の自治体に対して寄附を行い、その寄附金額の一部を税金として控除する制度です。この制度は2008年に導入され、地方創生の一環として注目されてきました。
しかし、ふるさと納税には多くの自治体が参加しており、どの自治体に寄附をすればよいのか、またどのような特産品が返礼品として提供されるのかなど、情報が散在していて調査が難しいという問題がありました。
ここで登場するのが、ふるさと納税寄附情報の集約プラットフォームです。
寄附金額や返礼品、自治体の特徴など、ふるさと納税に関する情報を一元的に管理し、利用者が自身のニーズに合わせて容易に情報検索を行えるようになっています。
例えば、「さとふる」はそのような情報集約プラットフォームの一つで、全国の自治体から集まる情報を一元化し、
利用者が簡単に情報を探せるようになっています。また、「ふるなび」も同様のサービスを提供しています。
これらのプラットフォームを通じて、利用者は自身の希望する条件を入力するだけで、対象となる自治体や、その自治体が提供する特産品などの情報を得ることができます。
プラットフォームを通じて寄付金の受付をしている自治体も多いはずです。
それはそれで便利にはなりますが当然プラットフォームごとに操作方法も異なります。
お礼状や寄附金受領書等の送付、返礼品の発送管理などの処理のためには、ふるさと納税管理システムやExcelの管理台帳等で一元管理を行う必要があり、そのために情報を集約する作業が発生します。ふるさと納税サイトには寄附情報をダウンロードする
機能があり、ふるさと納税専用の管理システムであればそれを取り込む機能も設けられていますが、日々複数のサイトを巡回してデータをダウンロード／アップロードする作業は生産的とは言えません。週に1回など、まとめて作業を行えば職員の作業は効率的になりますが、寄附者が待たされる時間が長くなってしまいます。RPAで一連の操作を自動化し、毎日実行することができれば、効率化とサービス向上を両立させることが可能となります。
引用
RPA導入ガイドブック
https://www.soumu.go.jp/main_content/000890388.pdf
こういったことにRPAを利用することができます。
まとめ：RPA/AIの導入に費用を抑えるにはライセンス、知識の共有をするのがお勧めです
RPAやAIの導入ってものすごくお金がかかるというイメージがありませんか？
大丈夫です。
ライセンスの費用が問題になるなら他の組織と一緒に運用したっていいのです。
引用-RPA導入ガイドブック https://www.soumu.go.jp/main_content/000890388.pdf
すでに「自治体におけるRPA導入ガイドブック」でも導入事例がありますが他の組織と利用をシェアしてもいいのです。
お互いコミュニケーションをとってライセンスをシェアすれば経費の節約にもなります。
またお互いに導入事例をシェアすれば運用もよりうまくいきます。
ぜひRPAを導入して生産性をあげて仕事もプライベートも充実させていきましょう。
ここまで読んでくださってありがとうございます。
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ではまた次のブログでお逢いしましょう。
仕事の生産性をあげるためさまざまな方法を試しました。その結果UiPathにたどり着き現在UiPathを使った業務効率化の開発、講師の仕事をしています。
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