【2016年度こそ仕事の達人へ】あの書類どこいった?そうならないための書類整理術

気がつくと大量の書類が。。

なんだろう。

この書類の山。
気がつくと書類の山に囲まれていませんか?

パソコンが発達して紙が無くなるはずが。。

気がつけばこうなっています。

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なぜこうなってしまうのだろうと?

頭を抱えてしまったりしませんか?

当然紙が散乱していれば探しものがドンドン多くなってきます。
その結果

平均的なビジネスパーソンは1日に190ものの情報が入ってくる。
そして、探し物をするだけに一年間に150時間も浪費していてる。

引用-気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ

ガーーーン

フロー書類はすべてクリアファイルにまとめよう

ぜひぜひグチャグチャになる前に整理整頓しておきましょう。

まずは書類にはフローとストックがあるってご存知でしょうか?

書類は大きくわけて4種類の状態が存在します。

  • フロー書類:現在進行中の案件/勉強課題
  • ストック書類:保存するもの
  • 保留中
  • 捨てるもの

があります。

流れとして
仕事中のものはフロー書類
終わって保存するものはストック書類
その後
ほぼすべて捨てます。

このとき問答無用で捨てるです。
迷っては絶対にだめですよ。

それでもそれでもどうしても迷うときには

迷うものはいったん保留中のボックスの中にいれます。

フロー書類は必ずクリアファイルにいれて
案件ごとにわけることがとても大切です。

案件ごとに日付とお客様の名前を書いてぼくは管理しています。
例えばこんな風に。

20160115-佐藤稔様-WordPpress案件

このような名前をつけて、
パソコン、タスク管理、紙のすべてで名前を統一して管理しています。

そうするとすぐ驚くほど楽に書類が管理できるのでとても便利ですよ。
おすすめです。

まとめ:なぜ整理が必要なのかもう一度キチン自分に問うべき

やることに目的がないと人はくじけてしまいます。
人はそれほど強いいきものではありません。
どんな人でも目的がないと心が折れてしまいます。
なぜもう一度書類を整理するべきなのかキチンと自分の中の心と会話しないといけません。
別に整理整頓するためにぼくたちはこの世に生まれてきたわけではないのですから。

一度整理ができたら、後はそれを継続するだけです。
継続するには、あらかじめ決めたルール通りに実践していくことです。
無理なく継続するためにも最初から難しいルールは作らないことがポイントです。
書類の山に埋もれているよりも、整理された環境のほうがずっと仕事がしやすいはず。
整理を続けていくうちにそのことを実感するでしょう。
仕事が効果的になることを実感できれば、整理が習慣になるはずです。

引用-「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法

仕事を効果的に片付けてよりよく人生をおくるために
しっかりと書類の整理をおこなって仕事の生産性をアップしましょうね。

2016年を効果的にスタートアップをきるために
現在ライフハックを猛勉強中!!
上級WEB解析士の島村竜一でした。

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